去る10月26日、企画マーケティング部会主催によるセミナー「初級者向け！ 今すぐ仕事を効率化できる基本的なITツールの使い方」をオンラインで開催した。

[講　師]
梅村康夫さん
Director of Business Development, Calsoft Systems
2010年Calsoft Systems入社。ERPやITインフラ導入を中心に顧客ビジネスの発展をサポート。メキシコ・テキサスなどの新規エリアや、クラウドシステムなどの新規ビジネスの展開も主導。

使える逐次翻訳機能

　今回のビジネスセミナーではマイクロソフト製品を中心に、仕事の効率化に役立つITツールの使用法について、Calsoft Systemsの梅村さんが解説した。個々の使用法に入る前に、梅村さんは「業務を自動化すると、短期的にも中長期的にもコスト削減効果が得られます。コスト面では、（業務自動化の）導入後18～24カ月間で５～10％、中長期的には30％の削減効果が期待できます」と、データ（出典：The Total Economic Impact þ️ of Microsoft Flow, June 2018）を紹介しながら、便利なツールはすぐにでも活用すべきだと語った。

梅村さんが紹介したツールごとに活用したい機能は次の通り。

◉PowerPoint：
ウェブ版の機能が充実している。「Slide Show」メニュー中で設定すれば日本語で字幕が逐次表示され、字幕の表示言語を変えれば逐次翻訳になる。また、予めスケジュールされた「Team Meeting」上で「PowerPoint Live」を実行する際に「Translate Slide」機能を使うことでプレゼンの中身が逐次翻訳される。

◉Word：
標準スタイル機能を活用することで整然とした書式を手早く作成できる。「Dictation」機能では、長い文章でもタイプすることなく読み上げることで入力が可能。また、ウェブ版の自動翻訳機能には文字制限がないので、長文を一括翻訳できる。

◉Excel：
セルの結合は今後一切使用しないようにしたい。合計を出そうとしてもセルの結合が邪魔をして合計が出せないなど使い勝手が悪くなる。その代わりに「Center Across Selection」機能を使ってセルの結合なしに文字の中心寄せが可能。また、「Ctrl+Enter（そのセルに留まる）」をはじめ、いくつかのショートカットキーについては必ず知っておきたい。

◉Outlook：
新しいフォルダを作り、そこに日系企業からのメールが自動的に仕分けられるようにするなどすれば、業務効率化が図れる。大人数のスケジュール調整には、自分の都合の良い日時を簡単に選択できる「Find Time」アドインが活用できる。

◉Teams：
各チームやチャネル内に保存されたファイルはメンバー間で自由に編集ができる。ビデオ会議では、言語を日本語に設定すれば字幕が日本語で出る。相手が英語を話している場合は、それを日本語の逐次翻訳の字幕で見ることができる。「Transcription」機能で自動文字起こしをすればミーティングノートが完成する。

　さらに、業務効率改善に使えるツールとして、梅村さんは経費精算に便利な「Concur」を紹介した。「スマホ『Concur』を立ち上げ、レシートを読み込み、『Use』ボタンを押すと金額確認画面が現れます。AIによるレシートの自動認識を活用することで、手元で経費精算が行えます」。このように、梅村さんはCalsoft Systemsの吉川さんとの掛け合いも含めて、初心者にも分かりやすいデモンストレーションと解説を行い、この日のセミナーを終えた。

ITツールの導入により、費用削減が可能。

手元で経費が精算できる「Concur」。

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